Typer af personoplysninger
Når du er beboer i en af KD Selskabernes ejendomme, herunder lejere/fremlejetagere, biperson (fx pårørende til lejere), medlem af og beboer i en ejer- eller grundejerforening samt hvis du er ansøger til lejemål, kan KD Selskaberne indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
- Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhed (kun for enkeltmandsvirksomheder)
- Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
- Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand, herunder oplysninger om separation, skilsmisse og samlivsophævelse
- Økonomiske oplysninger, herunder fx regnskabsoplysninger, betalingsoplysninger, bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse
- Insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita
- Foto- og videomateriale i forbindelse med tv-overvågning
- Ejendomsoplysninger
- Oplysninger om lejeforholdet, herunder lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsdata, varslingsbreve, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, boligstøtte, klagesager, overtrædelser af husregler og lignende
- Kommunikation med dig, herunder elektronisk kommunikation vedr. fx tildeling af boliger, lejlighedspræferencer mv.
- Registreringsnummer på biler, ved leje af parkeringsplads
- Årsag til fraflytning, fx dødsfald eller flytning til plejehjem
- Tinglyste oplysninger, som servitutter, rettigheder og gæld
- CPR-nummer
- Helbredsoplysninger, hvis aftalen med dig inkluderer et behov for dette, fx i forbindelse med særlige tilretninger af dit lejemål eller korrespondance omkring modtagelse af tilskud/betaling af leje via serviceloven eller anden sociallovgivning
Formål med behandlingen
Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:
- Administration af lejeforholdet og lejemålet, herunder kommunikation med dig og vedligeholdelse af lejemålet
- Drift af ejerforeninger, herunder opkrævning af ejer og boligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
- Håndtering af ventelister, herunder opkrævning af kontingent
- For at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares
- For at forebygge og opklare kriminalitet
- Salg af- eller belåning i ejendommen
- Tilmelding til forbrugsselskaber/målerselskaber, herunder udarbejdelse af forbrugsregnskaber og -oversigter
- Overholdelse af vores forpligtelser i henhold til gældende lovgivning
Behandlingsgrundlag
KD Selskaberne behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:
- Kontraktuelle forpligtelser: Ved indgåelse og administration af dit lejemål samt drift af ejerforeninger er behandlingen af dine personoplysninger nødvendige for at kunne opfylde vores kontrakt med dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
- Retlig forpligtelse: Vi kan behandle dine personoplysninger for at opfylde vores retlige forpligtelse, herunder fx i relation til vores forpligtelser efter bogføringsloven, serviceloven eller anden sociallovgivning (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra b).
- Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser, herunder vores legitime interesse i at vedligeholde, sælge eller belåne vores ejendomme (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Oplysninger om strafbare forhold indsamlet via tv-overvågning behandles på baggrund af KD Selskabernes legitime interesse i at forebygge og opklare strafbare forhold (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3). Behandling af dit samtykke med henblik på dokumentation sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne forsvare os mod eventuelle tvister, klager eller tilsyn fra offentlige myndigheder.
Vi behandler desuden dine personoplysninger, når du har tilmeldt dig vores ventelister på baggrund af vores legitime interesse i at kunne administrere ventelister og kommunikere med dig.
- Samtykke: Vi baserer vores behandling af dit CPR-nummer på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a).
Opbevaringsperiode
Personoplysninger, som er nødvendige for at dokumentere din relation til os, fx lejeaftaler, medlemskaber i ejer-/grundejerforeninger mv. gemmes så længe lejeaftalen består, og så længe oplysningerne herefter er nødvendige for at dokumentere KD Selskabernes retsstilling over for dig, fx i forbindelse med en tvist eller inddrivelse af restancer.
Hvis du er lejer hos os, opbevares dine personoplysninger som udgangspunkt i 2 år efter endt lejemål. Følsomme personoplysninger vil blive slettet løbende.
I tilfælde af eventuelle klager eller tvister kan vi opbevare dine personoplysninger i 3 år fra tvisten er afsluttet.
Oplysninger, der vedrører regnskabsmateriale, opbevares i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som oplysningerne vedrører. Vi kan dog behandle dine personoplysninger i en længere periode i anonymiseret form.
Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet til os. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.
Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke i 1 år efter tilbagekaldelsen af samtykket er afgivet. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af vores legitime interesse i at kunne dokumentere, at vi har behandlet dit CPR-nummer i overensstemmelse med gældende lovgivning (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
Kategorier af modtagere
Når du er beboer i en af vores ejendomme, kan vi i forbindelse med håndteringen af dit lejemål dele dine oplysninger med følgende kategorier af modtagere:
- Databehandlere, der leverer IT-systemer til administration af kontrakt- og samarbejdsforhold samt kommunikation, herunder fx mailudbyder.
- Tredjeparter, der leverer vedligeholdelsesydelser og services eller offentlige myndigheder. Videregivelsen af dine personoplysninger vil kun ske, når det er nødvendigt for, at vi kan overholde vores aftale vedrørende lejemålet over for dig (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b), på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) eller hvis videregivelsen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesser i at overholde vores forpligtelser eller modtage offentlige ydelser i forbindelse med at vi stiller lejemålet til rådighed for dig, samt vores legitime interesse i at drifte og vedligeholde vores lejemål (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Tredjeparter, der bistår os med inddrivelses- og restancesager. Videregivelsen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne gøre et retskrav gældende (databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f).
Modtagere, der er vores databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af KD Selskaberne og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt fra denne. Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke, afgrænsede opgaver.
Særligt om videoovervågning
Ved indgangen til overvågede områder har vi opsat skilte i henhold til tv-overvågningsloven. Formålet med videoovervågning er at påse og opretholde sikkerheden på vores ejendomme/lokaliteter, herunder forebygge og opklare kriminalitet.
Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime interesse i at opretholde et vist sikkerhedsniveau samt forebygge og opklare eventuelle kriminelle handlinger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Oplysninger om strafbare forhold indsamlet via videoovervågning behandles også på baggrund af vores berettigede interesser i at forebygge og opklare strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
I tilfælde af kriminelle handlinger eller mistanke herom, kan optagelser fra tv-overvågning mv. videregives til politiet (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Der kan desuden ske videregivelse, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).
Optagelser fra tv-overvågning foretaget i kriminalitetsforebyggende øjemed bliver slettet eller anonymiseret senest 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt for os at opbevare optagelserne med det formål at håndtere en specifik tvist, fx i forbindelse med at opklare en lovovertrædelse.