Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:
- Generel planlægning, opfyldelse og administration af samarbejder, herunder kontrakter
- Administration som fx behandling+ af betalinger, regnskabsførelse, revision, såvel som for at yde support
- Nyhedsbreve og anden markedsføringskommunikation
- Gennemførelse af forespørgsler fra dig
- Generel kommunikation
- Produkt- og serviceudvikling
- Statistik og analyse
- Overholdelse af gældende lovgivning og forskrifter, fx opfyldelse af vores forpligtelser til at forhindre ulovlige aktiviteter
- Håndtering af konflikter
Behandlingsgrundlag
Droob behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:
- Kontraktuelle forpligtelser: I visse tilfælde er behandlingen af dine personoplysninger nødvendig for at kunne opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
- Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i fx at administrere den daglige drift i overensstemmelse med lovlige og fair forretningsmetoder, herunder planlægning, udførelse og administration af samarbejdet eller vores legitime interesse i fx at udføre statistikker, analyser, yde support såvel som forbedring og udvikling af vores services. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forhindre svindel eller fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Retlig forpligtelse: Behandlingen af dine personoplysninger vil i nogle tilfælde være nødvendig for overholdelsen af retlige forpligtelser, som fx vores forpligtelse til at forebygge ulovlige aktiviteter (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).
6. Hvis du besøger vores fysiske lokaliteter
6.1. Når du besøger vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger
Typer af personoplysninger
Når du besøger vores kontor faciliteter og øvrige bygninger, behandler Droob dine personoplysninger via adgangskontrol, tv-overvågning og gæsteregistrering. Droob kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
- Dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og arbejdsgiver
- Nummerplade
- Dato og tidspunkt for dit besøg
- Digitale fodspor, herunder information om, hvor og hvornår du har benyttet din adgangsbrik/adgangskort, hvis du har fået det udleveretFoto- og videomateriale, hvis du bevæger dig i områder med tv-overvågning
Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:
- For at give dig adgang til vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger
- For at administrere dit besøg hos os
- For at sikre sikkerheden på vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger
- For at forebygge og opklare kriminalitet på vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger
Behandlingsgrundlag
Droob behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:
- Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne give dig adgang til vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger samt i at beskytte vores fysiske lokationer (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Oplysninger om strafbare forhold indsamlet via tv-overvågning behandles også på baggrund af Droobs berettigede interesser i at opklare strafbare forhold (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3).
Særligt om tv-overvågning
Vi har installeret tv-overvågning af kriminalpræventive og tryghedsskabende årsager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt databeskyttelsesloven § 8, stk. 3. Der er opsat skiltning i de områder, som overvåges.
Optagelserne vil kunne blive gennemgået i tilfælde af konkret mistanke om besøgendes eller andre personers kriminelle handlinger, overtrædelse af Droobs politikker og retningslinjer, interne/eksterne revisioner eller med henblik på afklaring af tvister.
Vi kan videregive optagelserne til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed, herunder hvis fremlæggelsen er underlagt lovkrav, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 4. Hvis det er nødvendigt at fremlægge optagelserne til andre formål end førnævnte, vil vi anmode om dit samtykke til en sådan fremlæggelse, hvis du indgår i optagelserne.
7. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Dine personoplysninger bliver slettet, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af de ovennævnte formål. Oplysningerne kan dog behandles og opbevares længere i anonymiseret form, eller hvis vi er forpligtet hertil ifølge lovgivningen.
Personoplysninger, som er nødvendige for at dokumentere din relation til os, fx lejeaftaler, medlemskaber i ejer-/grundejerforeninger mv. gemmes så længe lejeaftalen består, og så længe oplysningerne herefter er nødvendige for at dokumentere Droobs retsstilling over for dig, fx i forbindelse med en tvist eller inddrivelse af restancer.
Regnskabsmateriale, herunder personoplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i henhold til bogføringsloven, slettes tidligst efter udgangen af det regnskabsår, som oplysningerne relaterer sig til.
Tv-overvågning:
Optagelser fra tv-overvågning foretaget i kriminalitetsforebyggende øjemed bliver slettet eller anonymiseret senest 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt for Droob at opbevare optagelserne med det formål at håndtere en specifik tvist, fx i forbindelse med at opklare en lovovertrædelse.
Jobansøgninger
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Droob, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os.
Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger.
Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet som led i vores ansættelsesprocedure. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.
8. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere
For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Droob leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, mailudbydere og leverandører af IT-løsninger og andre tjenesteydelser. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler.
I forbindelse med Droobs udvikling kan selskabsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af virksomheden. I tilfælde af delvis overdragelse af aktiver, der indeholder personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for den forbundne videregivelse af personoplysninger som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Droob har en legitim interesse i at overdrage dele af sine aktiver samt at foretage kommercielle ændringer.
Dine personoplysninger videregives, udover hvad der er beskrevet ovenfor, som udgangspunkt ikke til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:
- Politiet
- Ejendomsmæglere
- Advokater
- Revisorer
- Tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole
- Offentlige myndigheder
- Potentielle købere
- Koncernforbundne selskaber
Bliver en ejendom solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere.
Lejekontrakter kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.
Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.
Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter.
9. Dine rettigheder
- Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
- Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger
- Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven
- Du har ret til at anmode os om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger
- Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
- Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag.
10. Spørgsmål og klage
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os:
Droob ApS
Kongensgade 18, 1.,
6700 Esbjerg
Post@kdselskaberne.dk
+45 76109999
Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk